¿Qué es un Administrador de Fincas?

Es el profesional encargado de la gestión de todos los asuntos tanto técnicos como legales o financieros necesarios, para la correcta administración de una finca, ya sea urbana o rústica. 

¿Es obligatorio que el Administrador de Fincas esté colegiado?

Son los propietarios o junta de propietarios de dicha finca los que suelen reclamar los servicios de un Administrador de Fincas. Y muchas veces se encuentran que unos están colegiados y otros no. En realidad, Administrador de Fincas puede serlo cualquiera siempre que cumpla una de estas dos cualidades:

1. Que sea propietaria o propietario de una comunidad de propietarios.
2. Que tenga cualificación profesional suficiente.

Y no es complicado. Para colegiarte solo necesitas tener una formación determinada y conseguirlo por acceso directo (desde tener una Licenciatura en Arquitectura, a ser Graduado Social o incluso con un Grado en Ciencias Audiovisuales ya te sirve), o bien pasar un examen. 

Entonces, ¿de qué sirve contratar a un colegiado? Pues se trata de una decisión voluntaria, propia y única de cada profesional. Es decir, que estar colegiado, no significa que esté más o menos cualificado para ejercer. Pero sí es cierto, que un profesional colegiado aporta un respaldo fiable y un aumento en la garantía del profesional.

¿Cuáles son las funciones y obligaciones de un Administrador de Fincas?

1. La primera es la de vigilar el correcto funcionamiento de la finca, de sus instalaciones y de sus servicios. Además de advertir a los propietarios en caso de encontrar algún problema, desfase o mala praxis.
2. Elaborar un plan de gastos, con un presupuesto que prevenga costos y una propuesta de los medios necesarios para afrontarlos.
3. Hacer cumplir tanto los acuerdos entre los vecinos como los contratos con los proveedores. Además de realizar los pagos y los cobros pertinentes.
4. Estar pendiente de que los responsables de los servicios de la comunidad, lleven a cabo su labor correctamente (ascensores, limpieza, portería, garaje…).
5. Mediar entre los vecinos para el buen entendimiento de la convivencia.

¿Qué pasa si nuestro Administrador de Fincas no cumple su función? 

Tener un Administrador de Fincas eficiente, es una inversión necesaria hoy en día. Ahorra mucho tiempo y esfuerzos a los vecinos, sobre todo si se trata de una comunidad grande. Por eso es importante también que trabaje y responda como debe. Así que, si empezamos a sospechar que no hace su trabajo, hay que poner los medios para sustituirlo.

Lo primero es saber que no se trata de una decisión unipersonal, aunque seas el presidente. Depende de la comunidad de propietarios y debe elegirse en Junta General o Extraordinaria. 

Revisa el contrato que firmaste en su momento, para comprobar que no hay dejación de sus funciones y la duración del mismo. Si no existe contrato, la norma general indica que la duración debe ser anual y coincidente con la Junta General Ordinaria (aunque puede que se eligiera en una Junta Extraordinaria, en cuyo caso se tomará en cuenta). Si queremos cesarlo antes, estamos en nuestro derecho. Pero habrá que pagarle las mensualidades correspondientes hasta el final de la anualidad (a no ser que podamos demostrar el incumplimiento de funciones).

Y por último, ten preparados algunos presupuestos antes del cese, para que el cambio se realice lo antes posible y se vote en la misma Junta General de Propietarios y sea aprobada por mayoría simple.

¿Y si sospechamos que nos está robando?

De entrada, hay que decir que el Administrador de Fincas es un profesional y tenemos que confiar en su buen hacer. Pero esto no quiere decir que no los haya más listos de lo normal, como en cualquier otra profesión. Por eso, en caso de detectar alguna anomalía el procedimiento es el siguiente:

1. Nunca debemos perder de vista la cuenta bancaria a la que siempre tiene acceso el presidente de la comunidad. Es decir, que está facultado para ir al banco y comprobar los movimientos realizados.
2. Una vez revisados, el Administrador tiene la obligación de guardar todos los recibos y facturas de los gastos. Exígele que os entregue el libro de cuentas.
3. En seguida, el presidente irá al banco a eliminar la firma del Administrador, para evitar así que siga teniendo accesos a los fondos.
4. Convoca Junta Extraordinaria de Propietarios y expón la situación a los vecinos, para provocar el cese del Administrador de Fincas.
5. Exígele toda la documentación de la finca.

¿Y si se niega a entregarnos la documentación?

Según el blog de www.supervecina.com, te recomiendan en este caso, que el administrador esté colegiado para así lograr un “mejor resultado en la eficacia de la gestión”. Según el Estatuto del Colegio Profesional de Administradores de Fincas de Madrid:

• Artículo 10: el administrador cesado deberá entregar la documentación, abonando o percibiendo el saldo final resultante.
• Artículo 14: ningún administrador nuevo podrá hacerse cargo comunidad sin dar conocimiento al administrador cesado, obligado a conceder la venia en 15 días y pudiendo intervenir el colegio de administradores para suplirla si no fuera concedida. 
• Artículo 34.2.K: serán infracciones graves el retener la documentación.
• Artículo 34.2.I: serán infracciones graves retrasar la liquidación de cuentas después de cuarenta y cinco días desde la fecha del cese.

Para ello, el Administrador de Fincas tiene dos plazos en los que entregarnos toda la documentación:

• El primer plazo, de 10 días desde el cese para garantizar la gestión de la comunidad y el cumplimiento de obligaciones del Administrador.
• Un segundo plazo de 45 días para la entrega de la documentación restante al cierre contable.

En caso de que estos plazos no se cumplan, Comunitaria nos recomienda ir contra él mediante proceso judicial:

• De manera civil: acreditando urgencia por no poder gestionar la comunidad sin esos documentos.
• De manera penal: mediante medida cautelar de requerimiento o abriendo diligencias por apropiación indebida.

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